Учет основных средств в организациях является одной из важнейших задач, которая позволяет осуществлять контроль и отчетность по данным об объектах в документальной форме. Для правильного ведения учета необходимо оформлять ряд первичных документов, которые регламентируют операции по приему-передаче, перемещению, списанию и прочим операциям с основными средствами.
Одним из наиболее распространенных первичных документов является накладная ОС-2. Она оформляется при перемещении основных средств между подразделениями одной организации или при передаче их в другие организации. Накладная ОС-2 содержит информацию об объектах, их количестве и стоимости, а также указывается причина перемещения или передачи. Этот документ является основанием для учета основных средств в новом месте расположения.
Для оформления приема-передачи объектов, реконструированных, модернизированных или монтажа оборудования используется акт приема-передачи ОС-15. В акте фиксируются сведения об объектах, их характеристиках, составе работ и сроках выполнения. Этот документ служит основанием для ввода объектов в эксплуатацию и формируется в двух экземплярах — один из них забирает сторона-получатель.
Для составления акта описи и приемки объектов, а также для регистрации дефектов и изменений в состоянии объектов используется инвентарная карточка ОС-3. В данной форме ведется учет всех основных средств, и на основании этой карточки формируются все операции по учету и списанию объектов. При списании объектов, основанием служит акт формы ОС-16, в котором указывается причина списания и особенности объекта.
Первичные документы по учету основных средств: виды и особенности
Первичные документы по учету основных средств включают в себя различные виды документов, которые формируются при каждой операции с объектами. Они отображают все изменения, связанные с приобретением, эксплуатацией, ремонтом, реконструкцией и списанием основных средств.
Документы при приеме-передаче объектов основных средств
- Накладная в форме ОС-2, которая оформляется при передаче объекта в эксплуатацию. В ней указывается состав переданных объектов, их количество и технические характеристики.
- Инвентарная карточка, которая заполняется при принятии объекта в учет. В этой карточке указываются основные сведения о объекте, его стоимость и начальное состояние.
- Акт приемки-передачи в форме ОС-16, который оформляется при передаче объекта другой организации. В этом акте указываются основные характеристики объекта, его состояние и передаваемые документы и материалы.
Документы при проведении работ по объекту основных средств
- Акт в форме ОС-3, который оформляется при монтаже, реконструкции или модернизации объекта. В этом акте указывается характер работы, объемы работ и фактические затраты.
- Протокол по выявленным дефектам и недостаткам, который составляется при обнаружении дефектов на объекте. В этом протоколе указываются выявленные дефекты, их характер и необходимые меры по устранению.
Прочие первичные документы по учету основных средств
- Акт по списанию основных средств, который оформляется при выбытии объекта из эксплуатации. В этом акте указывается причина выбытия, состояние объекта и его стоимость.
- Документация по изменениям хозяйственного оборудования, которая составляется при модернизации или реконструкции объекта.
- Документация по вводу в эксплуатацию объекта основных средств, которая составляется при принятии объекта в учет.
Каждый документ должен быть оформлен в трех экземплярах и иметь все необходимые реквизиты. Это позволяет корректно отразить все операции с объектами основных средств и обеспечить правильное ведение учета.
Основные средства — что это?
Для правильного учета основных средств необходима соответствующая документация и проведение операций по их приему-передаче, перемещению, списанию и т.д. Первичные документы по учету основных средств включают карточку объекта (ос-16), акт приема-передачи, накладную и прочие похожие документы, оформленные в соответствии с требованиями федерального законодательства.
Приеме-передаче основных средств обычно предшествует формирование инвентарной карточки объекта, в которой указывается его наименование, характеристики и другая информация. Данная карточка затем оформляется в двух экземплярах — один остается у принимающей стороны, а другой забирает организация, осуществляющая эксплуатацию объекта.
Внутреннее перемещение основных средств также требует оформления соответствующих документов, например, акта приема-передачи при перемещении между структурными подразделениями предприятия или между организациями, подчиненными одному хозяйственному субъекту. При списании основных средств в связи с их выбытием из эксплуатации или реконструкцией также оформляется специальный акт.
Все эти документы должны быть правильно оформлены в соответствии с установленными требованиями и храниться в документальном экземпляре. Они являются основой для ведения учета основных средств и контроля за их движением в организации.
Основные средства, а также модернизированные или реконструированные объекты вводятся в эксплуатацию путем оформления соответствующих документов, например, акта ввода в эксплуатацию (ос-2). Прием на учет таких объектов также сопровождается необходимой документацией.
Значение первичных документов
Один из основных видов первичных документов – накладная на основании Приказа Министерства Финансов РФ от 6 июня 2011 года № 66н. В ней оформляются операции по приеме-передаче объектов в эксплуатацию, в том числе отремонтированных, модернизированных или реконструированных.
| Форма документа | Состав документа | Назначение | Применение |
|---|---|---|---|
| Накладная на объект | Первичная документация, федерального значения, предназначенная для учета объектов первоначальной стоимости, соответствующая инвентарной карточке (на приеме-сдаче объекта) | Учет эксплуатации объекта | Формируется в 1 экземпляре на ос-16, может быть использована при приеме-сдаче объекта |
| Накладная на списание | Первичная документация, похожая на накладную на объект, оформляется по ос-15 | Учет списания объекта | Формируется в 1 экземпляре на ос-16, используется при списании объекта |
| Инвентарная карточка | Первичная документация, федерального значения, хранящая информацию об объекте и его изменениях | Учет основных средств | Формируется на ос-3, на него вносятся изменения в ходе эксплуатации объекта |
| Приемная-сдаточная ордер | Первичная документация при приеме-передаче объектов | Учет приема-передачи объектов | Формируется в 3 экземплярах на ос-16, один экземпляр забирает комиссия, остается у лица, принимающего объект, третий экземпляр хранится у лица, передающего объект |
| Протокол осмотра объекта | Первичная документация, оформляемая комиссией при приеме-сдаче объекта | Учет состояния объекта | Формируется в 2 экземплярах на ос-16, один экземпляр забирает комиссия, второй остается у лица, принимающего объект |
Таким образом, первичные документы по учету основных средств играют важную роль в организации и ведении учета. Они оформляются в соответствии с установленными формами и содержат необходимую информацию о произведенных операциях. Эти документы являются основой для контроля и анализа состояния основных средств в организации.
Примеры первичных документов
В учете основных средств применяются различные первичные документы, которые фиксируют изменения в составе и движении объектов.
Накладная (ОС-3)
Накладная (ОС-3) — это документ, который оформляется при перемещении, передаче или получении объектов основных средств. В накладной указываются данные о перемещаемом объекте, дата и основание для перемещения, а также подписи сторон, осуществляющих перемещение.
Акт учета (ОС-15)
Акт учета (ОС-15) — это документ, который формируется при приеме-передаче основных средств между юридическими или физическими лицами. В акте учета указываются данные об объекте, дата и условия приема-передачи, а также подписи ответственных сторон.
Инвентарная карточка
Инвентарная карточка — это документ, который используется для учета объектов основных средств внутри организации. В инвентарной карточке указываются данные об объекте, дата приобретения или передачи, а также изменения, выявленные при осмотре или проверке объекта.
В дополнение к указанным примерам, также используются прочие первичные документы, такие как накладная приема-передачи (ОС-2), журнал учета этих операций (ОС-16), а также документация, которая оформляется при списании, реконструкции, модернизации или отремонтированных объектов.
Акт приема-передачи основного средства
Форма ОС-2 является примером внутреннего документа и по своему содержанию и виду похожа на накладную. В акте указываются все необходимые сведения о передаваемом объекте, изменениях, выявленных при приеме-передаче, а также информация о лице, осуществляющем приемку и передачу.
Акт приема-передачи основного средства формируется в двух экземплярах – для передающей стороны (экземпляр ОС-2) и для принимающей стороны (экземпляр ОС-15). Для государственного учета основных средств используется форма ОС-16.
При приеме-передаче отремонтированных, реконструированных или модернизированных объектов акт приема-передачи оформляется на форме ОС-15.
Акт приема-передачи основного средства является основным документом для документального учета объектов основных средств и ввода их в эксплуатацию. При этом основные средства остаются на учете по карточкам.
Для учета приеме-сдаче основных средств, а также на объекта при изменениях в его составе или списании, используется акт формы ОС-3.
Таблица ниже представляет особенности акта приема-передачи основного средства:
| Форма акта | Назначение и вид | Используется при |
|---|---|---|
| ОС-2 | Акт приема-передачи объекта основного средства | Передаче объекта основного средства от одного лица или организации к другому, приеме-передаче отремонтированных, реконструированных или модернизированных объектов |
| ОС-15 | Акт приема-передачи на объект | Приеме-передаче отремонтированных или реконструированных объектов |
| ОС-16 | Акт государственного учета | Учете объектов основных средств в государственных организациях |
| ОС-3 | Акт приемки-сдачи недвижимости или основных средств | Приеме-сдаче основных средств, при изменениях в их составе или списании |
Акт о передаче основного средства на безвозмездной основе
Особенности акта о передаче основного средства
Акт о передаче основного средства состоит из следующих основных частей:
- Приемо-сдаточная накладная.
- Акт осмотра объекта основного средства.
- Акт по передаче основного средства.
Как правило, акт о передаче основного средства оформляется в двух экземплярах на основе государственного стандарта формы ос-15 «Акт осмотра объекта основного средства» и формы ос-2 «Акт приема-передачи объекта основного средства». Один экземпляр акта остается у передающей стороны, а другой — у принимающей стороны.
Акт о передаче основного средства на безвозмездной основе содержит информацию о хозяйственном объекте, основном средстве и его характеристиках. В акте указывается его наименование, инвентарный номер, стоимость по бухгалтерскому учету, дату ввода в эксплуатацию, место нахождения и прочие сведения.
Процесс оформления акта о передаче основного средства
Документация по передаче основного средства на безвозмездной основе включает:
- Заявление или правоустанавливающий документ от передающей стороны.
- Акт осмотре и акт по передаче объекта основного средства.
- Карточка учета объектов основных средств (форма ос-16) с отметками о передаче.
- Накладная приема-передачи объекта основного средства.
- Прочие первичные документы, необходимые для полного оформления передачи объекта.
Акт о передаче основного средства на безвозмездной основе формируется в момент принятия основного средства к учету на основании документов, подтверждающих передачу. В нем также указывается способ появления объекта на балансе получателя и дата его принятия.
В случае передачи на безвозмездной основе отремонтированных или реконструированных основных средств, акт о передаче должен содержать сведения об операциях по внутреннему заказу, похожие на акт монтажа и акт приема-передачи отремонтированных (реконструированных) объектов.
При передаче основного средства на безвозмездной основе в акте сразу же после описания объекта основного средства указывается его состав, включающий технические характеристики, количество и стоимость составных частей, комплектующих изделий и прочего, входящего в его структуру.
Прием и учет переданного основного средства
После подписания акта о передаче основного средства и оформления необходимых документов, получатель основного средства принимает его к учету и включает в состав инвентарной карточки (форма ос-3). После чего производится осуществление записей о приобретенном объекте в журналы учета основных средств, а также формируется их оценка.
Если при исполнении акта о передаче основного средства будут выявлены дефекты и недостатки, они должны быть указаны в акте и учтены при дальнейшей работе с объектом.
Передача основного средства на безвозмездной основе требует внимательного и аккуратного оформления документов, а также сохранности экземпляров акта о передаче и прочих документов.
Акт о передаче основного средства на возвратной основе
Состав акта о передаче основного средства на возвратной основе формируется в соответствии с правилами, установленными в документе ОС-16 «Инструкция по учету основных средств». В акте необходимо указать основные характеристики объекта, такие как наименование, инвентарный номер, дата ввода в эксплуатацию, изменения, реконструкции и модернизация, выявленные дефекты и отремонтированные.
Акт о передаче основного средства на возвратной основе подтверждает факт сдачи-приема объекта и обязанности сторон по эксплуатации и учету этого объекта. Он оформляется в письменной форме и должен быть подписан сторонами, ответственными за прием и передачу основного средства.
Акт о передаче основного средства на возвратной основе имеет общий вид, похожий на акт ОС-2 «Акт приема-сдачи основных средств». Однако, в акте о передаче основного средства на возвратной основе дополнительно указываются детали и особенности передаваемого объекта.
Акт о передаче основного средства на возвратной основе используется при списании объекта из учета или при передаче его другому лицу для дальнейшего использования. При списании объекта акт о передаче основного средства на возвратной основе оформляется в соответствии с правилами, установленными в документе ОС-15 «Инструкция по учету списания основных средств». В акте указываются причины выбытия объекта из учета и его дальнейшая судьба.
В случае передачи объекта на возвратной основе акт о передаче основного средства на возвратной основе оформляется в соответствии с правилами, установленными в документе ОС-3 «Инструкция по учету приема-передачи основных средств». В акте указываются условия и сроки возврата объекта, а также ответственность сторон за сохранность и правильное использование объекта.
Оформленный акт о передаче основного средства на возвратной основе вместе с карточкой объекта подтверждает факт передачи объекта и служит основой для последующего учета и контроля за использованием этого объекта. Он также является основой для внутреннего и внешнего аудита, а также публикации отчетности.